Voor de corona periode gebeurde het best vaak: een externe ruimte huren voor bedrijfsactiviteiten. Vergaderzalen aalst huren was iets wat bedrijven regelmatig deden, omdat het kantoor zelf over weinig ruimte beschikte. Er waren natuurlijk ook een aantal andere redenen, bijvoorbeeld voor meer rust of een leuk teambuilding activiteit. Wat zijn de zaken waar je op moet letten als je ervoor kiest om een vergaderzaal te huren? Afhankelijk van de activiteit die zal plaatsvinden, zul je een aantal zaken nodig hebben naast de ruimte zelf. Lees verder waar je op moet letten bij het huren van een vergaderzaal.
De gasten: het aantal en waar komen ze vandaan?
Het belangrijkste bij het huren van een vergaderzaal is dat er goed wordt nagedacht over de mensen die aanwezig zullen zijn. Hoeveel mensen zullen er zijn? Als er maar 10 personen aanwezig zullen zijn bij de meeting, dan is het onnodig om een ruimte te huren van 100 vierkante meter. Er is dan teveel ruimte beschikbaar en het verstoort de intieme sfeer van een meeting.
Daarnaast moet je ook nadenken over waar de mensen vandaan komen bij het overwegen van een externe bedrijfsruimte. Als je een meeting hebt met externe partners die zich over het gehele land bevinden, dan is het beste om een locatie te kiezen die centraal gelegen is. Als mensen komen met het vliegtuig, dan is een locatie bij Schiphol juist ideaal. Komen mensen met de auto of met het openbaar vervoer? Kies dan een locatie die makkelijk te bereiken is met de auto of het openbaar vervoer.
De faciliteiten: wat heb je nodig?
Afhankelijk van de soort mensen die aanwezig zullen zijn, zal je een aantal zaken nodig hebben die de meeting faciliteren. Als je bijvoorbeeld een meeting hebt met de topmensen van het bedrijf, dan heb je natuurlijk een tafel nodig die een ontspannen sfeer creëert. Bij zulke meetings heb je waarschijnlijk ook een projectiescherm nodig om de belangrijkste zaken te bespreken.